Warum ein Reservationstool für Events nicht reicht
Tischreservationstools boomen. Immer mehr Gastronomiebetriebe setzen auf digitale Lösungen wie ein Reservationstool, um ihre Reservationsprozesse zu optimieren oder überlegen sich aktuell, ein entsprechendes Tool einzuführen. Ein Blick auf die steigenden Suchanfragen zeigt deutlich: Das Thema ist zum echten Trend geworden.
Für das Tagesgeschäft ist das ein grosser Schritt nach vorne. Reservationen lassen sich effizient verwalten, Abläufe werden vereinfacht und die Auslastung kann besser gesteuert werden. Doch sobald es um Events wie zum Beispiel Brunches, Festtagsspecials oder Themen-Dinner geht, stösst ein Reservationstool schnell an seine Grenzen.
Denn ein Event ist kein gewöhnlicher Restaurantbesuch. Es ist ein Erlebnis, das verkauft, vermarktet und professionell abgewickelt werden muss, von der ersten Aufmerksamkeit bis zur Nachbearbeitung. Und genau dafür wurde ein Tischreservationstool nie entwickelt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum ein Tischreservationstool für Events nicht ausreicht und wie Sie mit dem e-guma Ticketsystem Ihre Events professionell vermarkten, verkaufen und abwickeln.
Inhalt auf einen Blick
Events verkaufen statt nur reservieren
Ein klassisches Reservationstool führt Gäste immer in eine Kalenderlogik. Man wählt ein Datum, eine Uhrzeit und bestätigt die Reservation. Das funktioniert für einen normalen Restaurantbesuch, aber nicht für einen Event, der Emotionen wecken und Vorfreude auslösen soll.
Das e-guma Ticketsystem setzt genau hier an. Es bietet Ihnen einen eigenen Onlineshop, in dem Sie Ihr Event mit Bildern, Texten und klarer Struktur präsentieren können. Der Gast versteht sofort, worum es geht, was ihn erwartet und warum sich eine Buchung lohnt.
Das macht nicht nur auf Ihrer Website einen Unterschied, sondern auch in der Vermarktung. Ein Event lässt sich so viel einfacher über Social Media teilen oder als QR-Code direkt vor Ort beispielsweise als Beiblatt zur Rechnung oder auf einem Tischaufsteller bewerben. Der Gast kann in diesem Moment spontan entscheiden und direkt buchen.
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Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt in der Auffindbarkeit. Events, die über das e-guma Ticketsystem laufen, sind suchmaschinenoptimiert und können direkt über Google gefunden werden. Das bedeutet, Sie erreichen auch Gäste, die Ihre Website vielleicht gar nicht aktiv besuchen.
Ein Reservationstool hingegen setzt immer voraus, dass der Gast bereits weiss, wo er buchen möchte. Es unterstützt die Nachfrage, schafft sie aber nicht.
Flexible Preisgestaltung für mehr Umsatz
Gerade bei Events spielt die Preisgestaltung eine zentrale Rolle. Mit dem e-guma Ticketsystem können Sie gezielt mit unterschiedlichen Preisstufen arbeiten, etwa mit Early-Bird-Angeboten für schnelle Bucher, Last-Minute-Preisen zur optimalen Auslastung oder exklusiven Kontingenten für Ihre Stammgäste.
So steuern Sie nicht nur aktiv die Nachfrage, sondern schaffen auch Anreize zur frühzeitigen Buchung und erhöhen gleichzeitig Ihre Planungssicherheit. Darüber hinaus lassen sich gezielte Promotionen oder Preisstufen einsetzen, um bestimmte Zielgruppen direkt anzusprechen.
Ergänzend dazu sorgt die integrierte Warteliste dafür, dass Sie auch bei ausverkauften Events kein Potenzial verlieren. Interessierte Gäste können sich eintragen und werden automatisch informiert, sobald wieder Plätze verfügbar sind – beispielsweise durch Stornierungen oder zusätzliche Kontingente. So bleiben Ihre Events optimal ausgelastet, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre Auslastung gezielt zu steuern und den Umsatz nachhaltig zu maximieren. In einem klassischen Reservationstool sind solche Modelle hingegen kaum oder gar nicht abbildbar.
Blog: Wie Sie mit Early-Bird-Tickets Ihren Ticketverkauf ankurbeln Mehr zur e-guma Warteliste erfahrenProfessionelle Eventabwicklung mit echten Tickets
Ein oft unterschätzter Unterschied liegt in der Art der Bestätigung. Während ein Reservationstool lediglich eine Buchungsbestätigung verschickt, erhält der Gast mit dem e-guma Ticketsystem ein echtes Ticket.
Das verändert den gesamten Ablauf. Sie können Tickets scannen, den Einlass kontrollieren und im Nachgang genau nachvollziehen, wer tatsächlich erschienen ist. Auch No-Shows werden transparent sichtbar. Gerade bei grösseren oder exklusiven Events ist das ein enormer Vorteil.
Keine unbezahlten No-Shows und eine saubere Abwicklung in der Buchhaltung
Bei vielen einfachen, schnell implementierten Tischreservationstools ist das Thema No-Shows nach wie vor ein echtes Problem. Gäste reservieren sich parallel mehrere Optionen, sei es für verschiedene Events oder Restaurants und entscheiden oft erst kurzfristig, worauf sie tatsächlich Lust haben.
Die Folge: Unsicherheit für den Betrieb, leere Plätze und entgangener Umsatz.
Genau hier setzt unser Ticketsystem an. Durch die direkte Bezahlung bei der Buchung entsteht Verbindlichkeit. Der Gast entscheidet sich bewusst für Ihr Event und erscheint mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit auch tatsächlich.
Gleichzeitig zeigt sich ein spannender Nebeneffekt: Gäste, die ihr Ticket bereits im Voraus bezahlt haben, geben am Eventtag oft mehr aus – beispielsweise für Getränke oder Zusatzangebote. Das Budget für das Erlebnis ist mental bereits eingeplant, was sich positiv auf Ihren Zusatzumsatz auswirkt.
Klare Prozesse und korrekte Belege
Selbst ein Reservationstool, dass eine Zahlungsfunktion anbieten, arbeiten häufig nur mit Kreditkarten als Garantie oder mit Anzahlungen. Beide Varianten lösen das Problem jedoch nur teilweise. Eine Kreditkarte sichert zwar ab, verhindert aber keine kurzfristigen Absagen. Anzahlungen wiederum schaffen zwar eine gewisse Verbindlichkeit, führen jedoch oft zu zusätzlichem Aufwand – insbesondere bei der Ausstellung von Belegen.
Mit e-guma können Sie einen Schritt weiter gehen. Der Gast erhält einen vollständigen Kaufbeleg mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, was insbesondere für Geschäftskunden entscheidend ist. Gleichzeitig wird das Mehrwertsteuersplitting korrekt berücksichtigt, was eine wichtige Grundlage für Ihre Buchhaltung bietet.
So verbinden Sie Verbindlichkeit im Verkauf mit einer sauberen, effizienten Abwicklung im Hintergrund und schaffen die Basis für einen wirtschaftlich erfolgreichen Event.
Mehr Zahlungsarten, mehr Möglichkeiten
Auch bei den Zahlungsoptionen zeigt sich der Unterschied deutlich. Während Reservationstools oft auf Kreditkarten beschränkt sind, bietet das e-guma eine breite Auswahl an Zahlungsmethoden – von TWINT über PayPal bis hin zur QR-Rechnung oder der Einlösung von Gutscheinen.
Gerade Letzteres eröffnet zusätzliche Potenziale: Gutscheine können für Events eingesetzt und nach dem Event erneut in den Verkauf eingebunden werden. So entsteht ein geschlossener Kreislauf, der Ihre Gesamtvermarktung stärkt.
Unsere Zahlungsarten im ÜberblickSitzplatzwahl mit Saalplan: Mehr Komfort, weniger Aufwand und Zusatzumsatz
Sonntagmorgen, Brunch-Service. Die ersten Gäste sind bereits da, die nächsten stehen vor der Tür – und schon kommen die ersten Wünsche: „Könnten wir möglichst nahe beim Buffet sitzen?“ oder „Ist noch ein Tisch vorne am Geländer frei? Die Aussicht ist so schön.“
Ihr Team versucht, alles möglich zu machen, jongliert mit Reservierungen, verschiebt intern noch einmal Plätze und trotzdem bleibt am Ende oft ein ungutes Gefühl. Denn spätestens wenn ein anderes Paar „den besseren Tisch“ bekommt, entstehen Fragen. Oder Diskussionen.
Viele Gastronomen kennen genau solche Situationen. Und trotzdem denken die wenigsten beim Thema Lösung an einen Saalplan. Denn dieser wird oft mit Kinos oder Konzerten verbunden, nicht aber mit dem eigenen Restaurant.
Dabei liegt genau hier enormes Potenzial. Denn auch bei Brunches, Dinner-Events oder Terrassenbuchungen geht es immer wieder um genau dasselbe; den Wunsch nach dem „richtigen“ Platz.
Ihr eigener Saalplan im e-guma Ticketsystem
Genau hier setzt der Saalplan im e-guma Ticketsystem an. Anstatt Sitzplätze manuell zuzuteilen oder aufwendig per Telefon oder E-Mail zu koordinieren, wählen Ihre Gäste ihren gewünschten Platz ganz einfach selbst. Die Gäste sehen in Echtzeit, welche Tische oder Plätze noch verfügbar sind, und entscheiden direkt bei der Buchung.
Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich; Zum einen reduzieren Sie den administrativen Aufwand erheblich. Rückfragen entfallen, Abstimmungen werden überflüssig und Ihr Team wird spürbar entlastet. Gleichzeitig entsteht eine neue Transparenz, da jeder Gast selbst entscheidet, welcher Platz für ihn passt.
Zum anderen verbessert sich das Gästeerlebnis deutlich. Wer seinen Platz selbst auswählen kann, fühlt sich stärker eingebunden und startet bereits mit einem guten Gefühl in den Event. Gerade bei besonderen Anlässen – wie Brunches, Dinner-Events oder Konzerten – spielt die Sitzplatzwahl eine entscheidende Rolle.
Zusätzlich eröffnet der Saalplan neue Umsatzpotenziale. Besonders gefragte Plätze – etwa mit Aussicht, in Bühnennähe oder in exklusiveren Bereichen – können mit einem Aufpreis versehen werden. So lässt sich die Zahlungsbereitschaft Ihrer Gäste gezielt nutzen, ohne dass zusätzlicher Verkaufsaufwand entsteht.
Der Saalplan macht aus einer organisatorischen Herausforderung eine klare, transparente und wirtschaftlich attraktive Lösung, sowohl für Sie als Gastgeber als auch für Ihre Gäste.
Mehr erfahren zum e-guma Saalplan Demoshop Brunch-Event mit SaalplanReporting & Automatisierung für mehr Effizienz
Ein weiterer Punkt, der im Alltag oft unterschätzt wird, ist das Reporting. Ein Reservationstool bieten hier meist nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten.
Mit dem e-guma Ticketsystem erhalten Sie automatisch Teilnehmerlisten, Verkaufsübersichten und auf Wunsch regelmässige Reports. Sie wissen jederzeit, wie der Stand Ihrer Buchungen ist und haben gleichzeitig eine verlässliche Grundlage für Ihre Verbuchung.
Automatische Kommunikation, die Ihnen Arbeit abnimmt
Gerade im Eventbereich entscheidet die Kommunikation oft über den Gesamteindruck. Gäste haben Fragen, benötigen Informationen oder vergessen im hektischen Alltag schlicht, dass sie ein Ticket gebucht haben. Ohne ein durchdachtes System bedeutet das jedoch viele manuelle E-Mails, Rückfragen und unnötiger Aufwand.
Das e-guma Ticketsystem löst dieses Problem elegant mit automatischen Nachrichten.
Diese werden einmal definiert und anschliessend genau zum richtigen Zeitpunkt automatisch an Ihre Gäste versendet, beispielsweise direkt nach dem Ticketkauf, kurz vor dem Event oder im Nachgang. So entsteht ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team eine durchgängige, professionelle Kommunikation.
Sie können Ihre Gäste gezielt vorbereiten, etwa mit Informationen zu Anreise, Ablauf oder besonderen Hinweisen wie Dresscode oder Einlasszeiten. Gleichzeitig steigern Sie die Vorfreude auf das Event und reduzieren Unsicherheiten.
Eine Erinnerung pünktlich zum Event
Besonders wertvoll ist auch die Erinnerungsfunktion: Gäste, die rechtzeitig an einen Event erinnert werden, erscheinen nachweislich zuverlässiger. Das hilft zusätzlich, No-Shows zu reduzieren und Ihre Planungssicherheit zu erhöhen.
Nach dem Event eröffnet sich eine weitere Chance: Mit einer automatischen Nachricht können Sie sich bedanken, Feedback einholen oder direkt auf weitere Angebote aufmerksam machen. So verlängern Sie die Customer Journey über den Event hinaus und stärken die Bindung zu Ihren Gästen nachhaltig.
Trotz Automatisierung bleibt die Kommunikation persönlich. Nachrichten können individuell formuliert und auf Basis der Buchungsdaten personalisiert werden, sodass sie beim Empfänger nicht wie Massenkommunikation wirken.
Für Sie bedeutet das weniger Aufwand im Alltag und gleichzeitig ein deutlich professionelleres Auftreten gegenüber Ihren Gästen. Mit dem Tool sind Sie als Gastgeber in Ihrer Customer Journey automatisch Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus.
Blog: Automatische Nachrichten beim Ticketing
Fazit: Für Events braucht es das richtige Werkzeug
Tischreservationstools sind aus dem Gastronomiealltag nicht mehr wegzudenken und das aus gutem Grund. Doch Events wie Brunches, Themendinner oder Festanlässe stellen andere Anforderungen.
Wer diese erfolgreich vermarkten, professionell abwickeln und wirtschaftlich optimieren möchte, braucht mehr als ein einfaches Reservationstool. Das e-guma Ticketsystem schafft genau diese Möglichkeiten und macht aus einem Event nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern ein echtes Verkaufserlebnis.
Gleichzeitig profitieren Sie von einem durchdachten Gesamtsystem: Mit dem e-guma Gutschein- und Ticketsystem können Gäste ihre Gutscheine direkt online während Ihres Ticketkaufs einlösen und den Event direkt mit diesen bezahlen. Das sorgt für ein nahtloses Gästeerlebnis und echten Mehrwert in Ihrem Alltag.
Darüber hinaus lassen sich auch Gutscheine von Tourismusorganisationen oder lokalen Gewerbevereinen problemlos als Zahlungsmittel integrieren. Sie öffnen sich damit zusätzlichen Gästesegmenten und steigern gleichzeitig Ihre Reichweite.
So entsteht kein Einzellösungs-Tool, sondern ein vernetztes System, das Verkauf, Marketing und Gästeservice intelligent miteinander verbindet.
Übersicht e-guma als Online-Buchungssystem Blog: Warum der Ticketverkauf den Unterschied macht
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- von Nicole Odermatt, Content Marketing Manager